Como arquivar emails no Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Quanto mais você usa sua caixa de correio do Microsoft Outlook, mais ela cresce. Se você pensar bem, é bastante semelhante a como os papéis tendem a se acumular na sua mesa. Mas o que você pode fazer quando a pilha fica tão grande que precisa ser tratada? Bem, na vida real, você pode reservar um tempo para classificar cada documento e armazenar os papéis que são importantes enquanto descarta os menos importantes. Felizmente, você pode recriar o mesmo processo no Outlook.

Sem exceção, todas as versões do Outlook oferecem suporte ao arquivamento. Ainda mais, você tem várias opções quando se trata de arquivar seus itens no Outlook. A maneira mais conveniente é usar o recurso AutoArquivar para lidar com mensagens, compromissos e tarefas mais antigos. Outra maneira de fazer isso é usar o arquivamento manual para mover as mensagens para uma pasta específica. Mas a maneira mais rápida é usar o botão Arquivar localizado no Menu Arquivo .

Lembre-se de que o Outlook mantém uma pasta padrão para fins de arquivamento que não pode ser excluída. Arquivar seu e-mail ajudará você a manter uma loja limpa, facilitando a busca por e-mails antigos e mantendo sua caixa de entrada organizada.

Abaixo, você encontra uma série de guias que o orientarão no processo de arquivamento de itens no Outlook de todas as maneiras possíveis. Vamos começar!

Método 1: arquivando mensagens manualmente com uma única ação

Este método é a maneira mais rápida de mover uma ou mais mensagens para a pasta Arquivo. Esses arquivos arquivados permanecerão acessíveis por meio da caixa de pesquisa ou navegando manualmente até a pasta Arquivo . Os itens arquivados também podem ser visualizados em dispositivos móveis visitando a pasta Arquivo . Aqui está um guia rápido sobre o arquivamento manual de itens no Outlook 2016:

  1. Abra o Outlook e selecione uma ou mais mensagens em sua caixa de entrada ou qualquer outra pasta.
  2. Clique no ícone Arquivar dentro do grupo Excluir . O ícone de arquivo só é visível dentro da faixa de opções no Outlook 2016.

    Nota: Você também pode pressionar a tecla Backspace para obter o mesmo resultado.

  3. Você deve conseguir encontrar suas mensagens dentro da pasta de arquivos .

    Observação: a pasta Archive é criada automaticamente, mesmo que você nunca a tenha usado antes. Se você não conseguir ver a pasta Archive, vá para Arquivo> Conta do Office> Opções de atualização e clique em Atualizar agora .

Método 2: Usando o recurso AutoArquivar

O Outlook possui um recurso automático capaz de arquivar itens denominado AutoArquivar. Este recurso pode ser programado para arquivar itens em intervalos regulares. Todas as versões do Outlook têm suporte para arquivamento. A diferença é que o recurso AutoArquivar está desativado por padrão no Outlook 2010 e posterior.

Depois que o recurso AutoArquivar é habilitado, os usuários podem definir propriedades para cada pasta que desejam arquivar. Lembre-se de que, ao arquivar um e-mail, ele será movido para outro arquivo PST e não estará mais disponível no arquivo PST principal. Aqui está um guia rápido sobre como ativar e usar o AutoArquivar:

Como habilitar e configurar o AutoArquivar

  1. Para ativar o recurso AutoArquivar , navegue até Arquivo> Opções . Quando estiver dentro das Configurações do Outlook , clique na guia Avançado para trazê-la para frente e clique em Configurações de AutoArquivar .

    Nota: No Outlook 2007 e anteriores, você pode encontrar as configurações de AutoArquivar em Ferramentas> Opções> Outro .

  2. Se tudo estiver esmaecido, você precisará marcar a caixa ao lado de Executar AutoArquivar para habilitá-lo .

  3. Agora é hora de configurar como o AutoArquivar se comportará. Comece escolhendo com que freqüência você deseja que o Auto Archive seja executado. O padrão é 14 dias, mas se você quiser mantê-lo limpo, defina-o entre 2 e 6.

  4. Se quiser ser notificado antes do início do AutoArquivar, marque a caixa ao lado de Avisar antes da execução do AutoArquivar . É uma boa ideia deixar essa opção habilitada, pois o arquivamento automático tem o potencial de interferir no seu trabalho.

  5. Para evitar encher seu arquivo com e-mails desnecessários, é uma boa ideia deixar a opção Excluir e-mail expirado marcada . Se você desabilitar Arquivar ou Excluir itens antigos, apenas as mensagens expiradas serão completamente excluídas.

  6. Se você deseja que sua pasta de arquivamento fique visível dentro do Outlook, é necessário habilitar Mostrar pasta de arquivamento na lista de pastas.

  7. Agora defina as configurações de pasta padrão para arquivamento.
  8. Em seguida, ative o botão de alternância ao lado de Mover itens antigos para e clique em Procurar para definir o caminho para onde deseja que seus itens sejam arquivados. Pressione Ok para confirmar suas configurações.

Depois de habilitar e configurar o recurso AutoArquivar, ele fará seu trabalho automaticamente no devido tempo. Você pode confirmar que está funcionando verificando se a pasta Arquivos está sendo preenchida.

Configurando propriedades de AutoArquivar para pastas individuais

Depois de concluir a configuração do recurso AutoArquivar, você pode adicionar uma camada extra de controle definindo propriedades específicas para cada uma de suas pastas. É uma prática comum para pastas como Itens excluídos ou Spam usar propriedades de AutoArquivar diferentes da pasta de e-mail principal.

Nota: Se você não definir configurações individuais de AutoArquivar para uma pasta, ele usará automaticamente as configurações globais de AutoArquivar definidas acima.

Aqui está um guia rápido sobre como definir propriedades individuais de AutoArquivar para uma pasta:

  1. Clique com o botão direito na pasta que deseja tratar preferencialmente e clique em Propriedades.

  2. Clique na guia AutoArquivar para trazê-la para frente. Aqui você tem uma seleção de configurações que se aplicam exclusivamente a esta pasta.

  3. Você pode desativar o recurso AutoArquivar para esta pasta clicando em Não arquivar itens nesta pasta .

  4. Para substituir as configurações globais de AutoArquivar, clique em Arquivar esta pasta usando essas configurações e faça as modificações abaixo. Clique em Aplicar para confirmar suas configurações.

    Observação: lembre-se de que essas configurações não se aplicam a nenhuma das subpastas dessa pasta específica. Você precisará modificar cada um.

Método 3: Arquivando e-mails manualmente usando ferramentas de limpeza

Se você não é um grande fã de automação, há uma solução intermediária que permitirá arquivar em massa com ainda mais controle. Com este método, você pode arquivar uma pasta inteira junto com suas subpastas. Se não quiser esperar que o AutoArquivar seja iniciado, você mesmo pode fazer isso e escolher onde salvá-los. Aqui está o que você precisa fazer:

  1. Clique na guia Arquivo , vá para Informações e expanda o menu suspenso em Ferramentas de limpeza. Selecione Arquivo no menu suspenso.

  2. Selecione  Arquivar esta pasta e todas as subpastas e clique na pasta que deseja arquivar .

  3. Se você deseja que todos os seus dados do Outlook sejam arquivados, clique no seu endereço de e-mail no topo da lista.

  4. Use o menu suspenso próximo a Arquivar itens anteriores a para selecionar a data mais recente para os itens a serem arquivados. Todos os itens anteriores à data definida neste menu serão arquivados.

  5. Você pode arquivar itens que foram excluídos anteriormente do arquivamento automático marcando a caixa ao lado de Incluir itens com AutoArquivar .

  6. Use o botão Procurar para definir o caminho onde deseja que o arquivo PST seja salvo. Clique em Ok para iniciar o processo.

Você logo perceberá que alguns emails serão movidos de suas pastas padrão para o arquivo pst arquivado.

Observação: o arquivo arquivado deve ficar acessível no Outlook como uma pasta. Se por algum motivo ele não for para Arquivo  e clique em Abrir e exportar . Em seguida, clique em Abrir arquivo de dados do Outlook , navegue até o local do seu arquivo e clique em OK .